Service de communication unifiée ZOOM

I) Définir Zoom

ZOOM est une plateforme cloud totalement intégrée de communication unifiée, simple d’utilisation et non-propriétaire en termes de protocoles. Elle fonctionne sur ordinateurs PC/Mac/Linux, tablettes et smartphones.

ZOOM a été créée en 2011 par Eric YUAN, un des fondateurs de Webex, leader du marché qui a été racheté par CISCO. Plus de 750000 entreprises utilisent ZOOM et de plus en plus d’universités et d’écoles l’utilisent.

ZOOM est un outil de communication unifiée facilitant la collaboration et la mise en place de réunion/classes virtuelles à l’instar des systèmes de webconférences comme Webex, Adobe Connect ou Microsoft Teams.

ZOOM offre un service de base gratuit puis des services additionnels payants à coût maîtrisé. Le service de base offre la possibilité d’utiliser les fonctionnalités sans limite dans le temps mais uniquement pour 2 personnes.

A partir de 3 personnes et jusqu’à 100 personnes, la durée est limitée à 40 minutes.

Pour les écoles/universités impactées par le coronavirus, Zoom a levé temporairement la limitation de 40 minutes habituellement appliquée aux réunions gratuites des comptes de base. Evidemment, cela est tributaire de la décision de ZOOM et cette facilité peut s’arrêter à n’importe quel moment.

II) Zoom à l’Université Paul Sabatier

Dans le cadre de leurs activités pédagogiques, plusieurs établissements ont choisi Zoom pour sa facilité d’utilisation, ses fonctionnalités, sa capacité de montée en charge pouvant aller jusqu’à plusieurs milliers de personnes participant à un Webinar en conservant une bonne qualité.

Pour commencer, l’EPFL (Ecole Polytechnique Fédérale de Lausanne), utilisant Zoom, a donné certains conseils : Utilisation à l’EPFL, Sciences Po a réalisé un guide pour « Apprendre à distance » et plusieurs tutoriels. Plus proche de nous, l’UT2 a intégré la plateforme Zoom dans son offre de service. L’ISAE, l’INP, le groupe INSA, JFC… mettent à disposition ce service. La liste des universités, écoles et entreprises utilisant Zoom serait longue.

L’Université Paul Sabatier a acquis une licence de site pour couvrir en priorité les besoins en formation distanciel, comodal et/ou hybride. Chaque intervenant dans une formation inscrit dans SGCE s’est vu proposer une licence Zoom Pro personnelle. C’est l’adresse mail présente dans SGCE qui a été utilisée comme « Email de connexion ». Mais il est possible de changer cet attribut.

Comment changer son « Email de connexion »

Exemple : Je veux changer mon adresse de connexion prenom.nom@nom_de_domaine (extrait de SGCE) en prenom.nom@univ-tlse3.fr
Cas 1) Je n’ai pas de compte Basique ZOOM avec prenom.nom@univ-tlse3.fr
– Se connecter avec prenom.nom@nom_de_domaine
– Aller dans profil
– Modifier l’email de connexion avec prenom.nom@univ-tlse3.fr
Cas 2) J’ai un compte Basique ZOOM avec prenom.nom@univ-tlse3.fr
– Résilier son compte dans « Profil du compte » (ne pas confondre avec « Profil »)
– Faire (1)

Attention : Si vous résiliez votre compte (cas 2), les réunions créées précédemment sur ce compte seront perdues. De toute façon, une réunion non récurrente est supprimée après un certain temps. Il faut aussi faire attention si on a enregistré dans le Cloud ZOOM (je le déconseille).

Pour ceux dont l’adresse mail déjà utilisée dans le compte basique est celle qui est dans SGCE, alors, s’ils acceptent, ils seront liés au compte du site de l’Université et auront automatiquement une licence pro ZOOM personnelle.

Différents comptes et rôles

En s’inscrivant à ZOOM gratuitement, vous êtes titulaire d’un compte que vous pouvez administrer. Au début,  le type d’utilisateur est « Basique » jusqu’à ce que vous ayez une licence.
En achetant une licence, vous accédez à un autre forfait et d’autres fonctionnalités. Vous pouvez acheter plusieurs licences sur votre compte que vous attribuez à des utilisateurs qui deviennent membres de votre compte.
En acceptant une licence d’un autre compte, en tant qu’utilisateur vous devenez membre de ce compte et vous gérez toutes les fonctionnalités de votre licence. Le titulaire du compte gère les utilisateurs de son compte.

Pour en savoir plus sur les différents comptes ou rôles associés : Comprendre les Types de compte

III) Créer un compte Zoom pour gérer ses réunions

Pour commencer avez ZOOM, vous devez créer un compte sur le portail de ZOOM et ainsi vous aurez un identifiant personnel de réunion (PMI – Personal Meeting ID). Vous pouvez utiliser cet ID pour communiquer avec d’autres. Mais il est conseillé de planifier ses réunions et de demander l’attribution automatique des numéros de réunions, ce qui évite de diffuser le PMI. Nous verrons par la suite comment créer et gérer ses réunions.

Tutoriel pour créer un compte Zoom

Ressources :

IV) Planifier et gérer ses réunions

Comme nous l’avons vu, il faut éviter d’utiliser son PMI pour différentes réunions publiques car ce PMI correspond à une réunion continue. Il ne faut donc pas publier ce PMI sur les réseaux sociaux ou le communiquer à grande échelle. Zoom permet de créer de nouveaux ID aléatoires pour différentes réunions planifiées. Ce sont ces ID de réunion qu’il faut utiliser.

Avec le compte basique, il est possible de faire une réunion/classe virtuelle avec ses étudiants dans la limite des 100 participants. Il suffit de communiquer aux étudiants le numéro de la réunion créé automatiquement ou de lui envoyer le lien correspondant à la réunion. L’étudiant va sur le portail de ZOOM (http://zoom.us) et clique sur « Se joindre à une réunion »… Et il suit ce qui lui est demandé. Ou bien tout simplement il clique sur le lien que vous lui aurez envoyé. Vous pouvez aussi mettre le lien dans votre espace de cours Moodle.

Quoi qu’il en soit, le fait de pouvoir accéder à une réunion uniquement par un lien et de ne pas prendre certaines précautions conduit à s’exposer au « Zoombombing« . Cette nouvelle pratique consiste à s’introduire dans des réunions et de les perturber. C’est pourquoi, ZOOM offre un certain nombre de mécanismes qu’il vaut mieux utiliser : la protection par mot de passe mais surtout l’utilisation d’une salle d’attente (Waiting Room) qui permet à l’hôte d’accepter ou non les participants. Il est possible de verrouiller certaines fonctionnalités pour les participants et même d’exclure certains perturbateurs. ZOOM a publié dans son blog des recommandations pour se prémunir de ces pratiques perturbatrices de réunions.

A lire : Best Practices for Securing Your Virtual Classroom

Tutoriel pour répartir les participants dans plusieurs salles


Ressources :